Artikelauswertung

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Die Artikelanalyse in billbox ermöglicht es Ihnen, die in Belegen enthaltenen Artikel gezielt auszuwerten. Sie ist besonders hilfreich, wenn Sie regelmäßig bestimmte Kostenarten oder Warengruppen im Blick behalten müssen – z. B. Verpackung, Reinigung oder Verbrauchsmaterialien.

Was ist die Artikelanalyse?

Die Artikelanalyse ist ein spezialisierter Berichtstyp innerhalb des Reporting-Bereichs in billbox. Sie zeigt Ihnen, welche Artikel in einem definierten Zeitraum bei bestimmten Lieferanten eingekauft wurden – und in welcher Höhe. Grundlage sind dabei die Artikelpositionen aus den Belegen und die dazugehörige Kontierung.

Das eignet sich insbesondere für:

monatliche Kostenvergleiche nach Standort
Abgleiche mit Budgetvorgaben
Lieferantenanalysen
Vorbereitung auf Gespräche mit Einkauf oder Head Office

Wie funktioniert die Artikelanalyse?

Report öffnen: Gehen Sie in den Bereich Reporting > Artikelanalyse
Filter setzen: Wählen Sie Zeitraum, Standort, Lieferant, Konten oder Artikelbezeichnung
Analyse starten: Die gefilterten Ergebnisse werden als Tabelle angezeigt
Details ansehen: Über das Balkendiagramm rechts können Sie die dazugehörigen Rechnungen einsehen
Interpretieren & Exportieren: Ergebnisse können analysiert und bei Bedarf exportiert werden

Beispiel aus der Praxis

Ein typisches Anwendungsbeispiel ist der Blick auf Verpackungskosten eines Gastronomiebetriebs:

Artikel wie Pizzakartons, To-go-Becher oder Tragetaschen werden regelmäßig bezogen.
Diese Artikel sind im Beleg auf ein Konto wie z. B. Papierverpackung gebucht.
Mit einem einfachen Filter auf Artikelkonto und Standort (z. B. „Aschaffenburg“) lassen sich die monatlichen Verpackungskosten ermitteln.
Der Betriebsleiter vergleicht die ausgewiesenen Werte mit dem üblichen monatlichen Durchschnitt (z. B. 600 €) und kann so sicherstellen, dass alle Kosten korrekt erfasst wurden.

Ebenso lassen sich auch andere Bereiche wie Reinigungskosten oder Hygienematerialien auswerten – vorausgesetzt, die Artikel sind konsistent kontiert und Lieferanten sind eindeutig zugeordnet.

Wenn Sie eine komplexe Filterkombination erstellt haben, können Sie diese als Bericht abspeichern:

Geben Sie oben einen Namen ein
Wählen Sie aus, ob der Bericht privat (nur für Sie) oder öffentlich (für das Team) gespeichert werden soll
So können Sie regelmäßig dieselbe Auswertung ohne erneute Konfiguration aufrufen

Weitere Funktionen nach der Berichtserstellung

Details zu einzelnen Positionen einsehen

Mit einem Klick auf eine Zeile in der Auswertung können Sie die zugrunde liegenden Belegpositionen einsehen – inklusive Mengen, Preisen, Kontierung und Lieferant. So lassen sich Abweichungen oder Preisveränderungen schnell nachvollziehen.

Belege direkt weiterleiten

Falls Sie bestimmte Belege an Kolleg:innen, das Einkaufsteam oder den Steuerberater senden möchten, können Sie dies direkt aus der Analyse heraus tun. Nutzen Sie dazu die Funktion „Beleg weiterleiten“, um PDF-Dateien unkompliziert per E-Mail zu versenden.

Produktpreiswarnungen aktivieren

Für besonders relevante Artikel können Sie eine Preiswarnung aktivieren. Das System informiert Sie automatisch, wenn der Preis eines bestimmten Produkts einen definierten Schwellenwert überschreitet – ideal zur Kostenkontrolle bei regelmäßig eingekauften Artikeln.

Bei weiteren Fragen melden Sie sich gerne unter: support@billbox.de.