Check1 - Der erste Freigabeschritt für Ihre Rechnungen

Check 1 ist der erste prüfende Schritt im Workflow von billbox und damit ein zentrales Element Ihrer digitalen Rechnungsverarbeitung. Hier legen Sie fest, ob ein Beleg grundsätzlich zur Zahlung freigegeben wird – häufig verbunden mit zusätzlichen Angaben wie Kostenstellen oder Bestellnummern.

Was ist der Check 1?

Im Check 1 prüfen Sie eine Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Dabei führt billbox automatisch eine mathematische und fiskalische Prüfung der Rechnung durch, um sicherzustellen, dass Beträge, Summen und Steuersätze korrekt berechnet und gesetzeskonform sind.

Typische Fragen im Check 1:

• Ist der Beleg formal korrekt?
• Stimmen Beträge, Rechnungsdaten und Lieferantenzuordnung?
• Sind ggf. notwendige Felder (z. B. Kostenstelle oder Bestellnummer) ausgefüllt?

Mit einem Klick geben Sie den Beleg anschließend zur weiteren Verarbeitung frei. Bei Bedarf können Sie dabei mehrere Workflow-Schritte gleichzeitig setzen (z. B. Check 1 und Zahlungsfreigabe).

Pflichtfelder und individuelle Anforderungen

Je nach Einstellung Ihres Kundenmandats können im Check 1 Pflichtfelder erforderlich sein. Zwei gängige Beispiele sind:

1. Kostenstelle als Pflichtfeld

Es kann erforderlich sein, im Check 1 eine Kostenstelle auszuwählen. Ohne diese Eingabe kann der Beleg nicht freigegeben werden. Dies ist abhängig von der Grundeinstellung des Setups sowie nach Ihren Wünschen.

So funktioniert die Eingabe:

• Geben Sie die Kostenstelle über das Suchfeld ein (Name oder Nummer).
• Übertragen Sie sie mit dem „+“-Symbol auf alle Positionen des Belegs.
• Speichern Sie den Beleg oder geben Sie ihn direkt frei.

2. Bestellnummer als Zusatzfeld

Falls Sie in einem Drittsystem arbeiten, ist es möglich, eine Bestellnummer pro Artikelzeile anzugeben. Diese kann anschließend für die Suche nach Belegen genutzt werden.

Performanceanzeige und Hinweise zur Digitalisierung

Im Check 1 kann zusätzlich eine Performanceanzeige sichtbar sein. Diese gibt Auskunft über die Qualität der eingereichten Belege – zum Beispiel, wenn eine Rechnung manuell nachbearbeitet werden musste (z. B. fehlende billbox-Nummer).

Die farbliche Markierung hilft dabei, Schwachstellen in der Belegqualität zu identifizieren und den Digitalisierungsgrad zu verbessern. So erkennen Sie z. B. auf einen Blick, ob Belege über digitale Schnittstellen eingereicht wurden oder aufwändig manuell verarbeitet werden mussten.

Warum ist das relevant?

Digitale Belege (z. B. im XML-Format) sparen Zeit, senken Kosten und lassen sich nahezu vollständig automatisiert verarbeiten. Klassische Formate wie Papierrechnungen oder PDFs per E-Mail verursachen dagegen mehr Aufwand – bei Ihnen und in der Verarbeitung durch billbox.

Automatisierung durch AI und Workflows

In einigen Fällen können im Check 1 auch automatisierte Workflows oder AI-gestützte Prüfungen ausgelöst werden. Zum Beispiel:

• Automatische Kontierung bei Standardbelegen
• Vorschläge für die Zahlungsfreigabe
• Unterstützung bei der Workflow-Steuerung durch intelligente Regeln

Diese Prozesse helfen Ihnen, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Ihre Rechnungsverarbeitung noch effizienter zu gestalten.