Zahlungsfreigabe
Der Bereich Zahlungsfreigabe ist der letzte Schritt im Workflow vor dem eigentlichen Zahlungslauf. Hier werden alle Belege angezeigt, die bereits sachlich geprüft und kontiert wurden – und jetzt auf die finale Freigabe zur Zahlung warten. Dies der wichtigste Kontrollpunkt, da er sicherstellt, dass nur korrekte und freigegebene Rechnungen tatsächlich bezahlt werden.
Wo finde ich diesen Bereich?
- Gehen Sie im Hauptmenü auf "Kreditoren".
- Wählen Sie dort den Reiter „Zahlungsfreigabe“ aus.
Welche Rechnungen sind hier sichtbar?
- Rechnungen, die vollständig kontiert wurden
- Rechnungen, bei denen die sachliche Prüfung abgeschlossen ist
- Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden
Was kann ich hier tun?
- Rechnungen final prüfen
- Zur Zahlung freigeben (je nach Rolle)
- Kommentare oder Rückfragen hinterlassen
- Rechnungen zurück in den Workflow schicken (z. B. wenn etwas unklar ist)
Wer sieht diesen Bereich?
In der Regel sehen nur autorisierte User diesen Bereich. Damit wird sichergestellt, dass nur befugte Personen Zahlungen freigeben können.
Besonderheit bei der Bearbeitung
In der Zahlungsfreigabe gibt es oft auch die Möglichkeit, mehrere Belege gleichzeitig zu prüfen und freizugeben. Bei Unternehmen mit vielen Belegen kann das eine enorme Zeitersparnis bedeuten. Durch das automatische Weiterspringen in den nächsten Beleg nach einer Aktion (z. B. Freigabe) kann die Freigabe effizient durchgeführt werden.
Häufige Fragen
Was ist, wenn ich eine Rechnung in der Zahlungsfreigabe sehe, die fehlerhaft ist?
Sie können diese wieder zurück in den vorherigen Workflow-Schritt schicken, z. B. in die sachliche Prüfung oder zur Nachbearbeitung.
Was passiert, wenn ich eine Rechnung versehentlich freigebe?
Die Zahlungsfreigabe lässt sich ganz einfach zurücknehmen, indem Sie erneut auf das entsprechende Icon klicken.