Proforma
Das Proforma Tool in billbox ermöglicht es, den gesamten Prozess rund um Proforma-Rechnungen effizient und transparent abzubilden – von der Erfassung über die Verknüpfung mit der finalen Rechnung bis hin zur Zahlung.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine zahlungspflichtige Rechnung, sondern dient in der Regel als Vorabinformation über eine bevorstehende Lieferung oder Zahlung. Oft fordern Lieferanten vorab eine Zahlung auf Basis dieser Rechnung an. Später folgt dann die eigentliche (zahlungspflichtige) Rechnung.
Der typische Ablauf in der billbox
- Eingang der Proforma-Rechnung
- Verknüpfung mit der finalen Rechnung
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Zahlung & Warnungen
Wenn eine Proforma-Rechnung bereits bezahlt wurde und später die finale Rechnung eingeht, erkennt das Tool dies und gibt eine Warnung aus, um doppelte Zahlungen zu vermeiden.
Beispiel: Bei einem Zahlungsversuch auf eine verknüpfte finale Rechnung erscheint ein Hinweis („Diese Rechnung ist bereits durch die Proforma bezahlt worden“ o. ä.).
Nützliche Funktionen
- Filtermöglichkeit: In der Rechnungsübersicht kann gezielt nach Rechnungen mit verknüpften Proformas gesucht werden.
- Einstellungen: In den Lieferanteneinstellungen kann ein spezifisches Format für Proforma-Rechnungsnummern hinterlegt werden – analog zur normalen Rechnungs- oder Gutschriftsnummer.
Beispiele für Proforma-Rechnungen:
- Versanddokumente für internationale Lieferungen
- Vorabrechnungen ohne tatsächlichen Zahlungsfluss
- Belege zur Zollabwicklung
Was ist der Unterschied zur normalen Rechnung?
- Kein Zahlungsziel, keine Zahlung fällig
- Keine Auswirkungen auf Liquidität oder Zahllauf
- Dienen nur der internen oder externen Nachweispflicht
Hinweis:
Proforma-Belege werden von billbox in der Regel nicht in Zahlungsläufe übernommen – können aber bei Bedarf manuell weiterbearbeitet oder kommentiert werden.