Mahnwesen in billbox

billbox unterstützt Sie nicht nur bei der Bearbeitung und Verwaltung von Eingangsrechnungen, sondern auch bei der strukturierten Erfassung eingehender Mahnungen Ihrer Lieferanten. So behalten Sie stets den Überblick über offene Posten, Zahlungsversäumnisse und den weiteren Handlungsbedarf – direkt in Ihrem digitalen Workflow.

Automatische Erfassung von Mahnungen

Wenn Sie Mahnungen an Ihre zentrale E-Mail-Adresse weiterleiten (oder diese direkt dorthin zugestellt werden), werden sie automatisch ausgelesen und digital abgelegt. Enthält die Mahnung eine Referenz zur ursprünglich offenen Rechnung (z. B. eine Belegnummer), wird diese Verknüpfung von billbox automatisch hergestellt.

Damit Mahnungen künftig noch effizienter verarbeitet werden können, haben wir ein dreistufiges Service-Modelleingeführt. Dieses sorgt dafür, dass jede Mahnung genau so bearbeitet wird, wie es zu Ihrem Bedarf passt – vom einfachen Überblick bis hin zum vollautomatisierten Rundum-Service.

Die billbox Mahnservices im Überblick

⭐ 1-Stern-Service 

billbox erfasst die grundlegenden Datenfelder wie Kunde, Kreditor und Datum.

Alle weiteren Schritte – etwa die Prüfung, Verknüpfung oder Anforderung fehlender Rechnungen – liegen vollständig in Ihrer Hand.

⭐⭐ 2-Sterne-Service 

Neben den Kopfdaten werden auch Mahngebühren und Belegnummern erfasst.

Fehlende Rechnungen werden in diesem Service-Level nicht automatisch angefordert – diesen Schritt übernehmen Sie selbst.

⭐⭐⭐ 3-Sterne-Service 

Der 3-Sterne-Service ist unser umfassendster und voreingestellter Standard-Service für alle billbox-Kunden.

Hier übernimmt billbox die komplette Verarbeitung Ihrer Mahnungen:

• Automatische Erfassung aller relevanten Kopfdaten
• Erkennung und Eintragung von Mahngebühren
• Verknüpfung mit der ursprünglich offenen Rechnung
• Automatische Anforderung fehlender Rechnungen beim Lieferanten, sofern eine Mahnungsadresse hinterlegt ist
• Direkter Bezug zwischen Mahnung und Rechnung – ohne manuelle Suche
• Transparente Benachrichtigung über angeforderte Belege

Fehlende Belege? Kein Problem.

Sollte eine Mahnung zu einem Beleg eingehen, der bisher nicht in Ihrem billbox-System vorhanden ist, wird dieser im 3-Sterne-Service automatisch beim Lieferanten angefordert. Nach erfolgreicher Rückmeldung wird die Mahnung mit der passenden Rechnung verknüpft.

Sie werden über diesen Vorgang automatisch informiert – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.

Mit unserem billbox Mahnservices entscheiden Sie selbst, wie viel Automatisierung Sie möchten.

Ob Sie nur eine strukturierte Übersicht wünschen oder Ihre Mahnprozesse vollständig digital abbilden wollen – billbox bietet für jeden Bedarf den passenden Service-Level.