Fehlermeldungen bei der Kontierung in billbox – und warum sie so wichtig sind
Fehlermeldungen bei der Kontierung in billbox – und warum sie so wichtig sind
Die Kontierung in billbox kann sehr komplex konfiguriert werden – und das ist auch gut so. Denn durch diese Logik lassen sich Fehlerquellen drastisch reduzieren, Prozesse absichern und steuerlich relevante Vorgänge korrekt abbilden. Ein zentrales Element dabei sind automatisch erzeugte Fehlermeldungen, wenn falsche Kombinationen oder Pflichtverletzungen vorliegen.
Was prüft billbox bei der Kontierung?
billbox kann u. a. folgende Regeln hinterlegen und prüfen:
- Welche Kostenstellen mit welchen Aufwandskonten kombiniert werden dürfen
- Welche Steuerschlüssel mit welchen Konten verwendet werden dürfen
- Ob bestimmte Felder (z. B. Kostenstelle) verpflichtend sind
- Welche Kombinationen betriebsspezifisch erlaubt oder ausgeschlossen sind
Diese Regeln definieren die Benutzer oder Administratoren individuell – je nach Betrieb, Buchhaltungssystem und organisatorischen Vorgaben.
Beispiel: Nicht erlaubte Kombinationen
Muster A GmbH gibt folgende Kontierung ein:
- Kostenstelle: Room Service
- Konto: Wareneingang Bier
Diese Kombination ist nicht erlaubt, da sie im Setup ausgeschlossen wurde. billbox verhindert in diesem Fall die Freigabe des Belegs und zeigt eine Fehlermeldung an.
Tipp: In der Belegliste erscheint dann oben rechts eine kleine Zahl (z. B. „1“ oder „2“), die anzeigt, wie viele Buchungsfehler erkannt wurden. Ein Klick darauf öffnet die detaillierte Fehlerliste – übersichtlich nach Position und Ursache.
Wie sieht eine solche Fehlermeldung aus?
billbox zeigt z. B. an:
Das hilft dem Nutzer sofort zu erkennen, welche Kombination oder Eingabe den Fehler verursacht hat – ohne langes Suchen.
Weitere mögliche Fehler:
- Fehlende Pflichtfelder (z. B. keine Kostenstelle bei kontopflichtigem Konto)
- Nicht erlaubte Kombination Steuerschlüssel + Konto
- Unbekannte oder nicht freigegebene Kostenstelle im gewählten Betrieb
Fehlermeldungen bei der Kontierung in billbox – und warum sie so wichtig sind