Belegexport erstellen & verstehen

Sobald eine Rechnung vollständig kontiert ist und in billbox der Schritt „Abschließen“ durchgeführt wurde, beginnt der Bereich des Belegexports bzw. Datentransfers. Dieser Artikel erklärt, was im Hintergrund passiert, wie Sie den Export durchführen und welche Möglichkeiten Sie haben, den Exportprozess an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Wann ist ein Beleg bereit für den Export?

Ein Beleg kann exportiert werden, wenn:

• alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sind,
• keine ungültigen Kombinationen oder Fehler vorliegen und
• der Buchungssatz über den Button „Abschließen“ gespeichert wurde.

Ab diesem Moment wird die Buchung automatisch im Bereich „Datentransfer erzeugen“ abgelegt und kann dort exportiert werden.

Wer führt den Export durch?

Der Export kann von einer beliebigen berechtigten Person durchgeführt werden – etwa vom Steuerberater oder einem Mitarbeiter aus dem Buchhaltungsteam. Es ist sogar möglich, dass zeitgleich in einem Büro kontiert wird, während im anderen die Daten bereits exportiert werden.

Struktur und Übersichtlichkeit im Exportbereich

Im Bereich „Datentransfer erzeugen“ finden Sie:

• eine Übersicht aller Buchungsstapel, sortiert nach Buchungsperiode,
• eine Unterteilung nach Betrieb (Client-Company-Struktur),
• eine Trennung zwischen Aufwandsbuchungen und Zahlungsbuchungen.
• eine Voransicht der Buchungen zur Prüfung.

Besonders bei größeren Mandanten kann es sinnvoll sein, sich gezielt nur bestimmte Buchungsperioden oder Betriebe anzeigen zu lassen.

Was wird exportiert?

Neben den reinen Buchungssätzen können optional auch weitere Daten exportiert werden:

• Kreditorenstammdaten
• Belegbilder (PDF)

Gerade der Export der Belegbilder bringt viele Vorteile. So können Sie im Finanzbuchhaltungsprogramm direkt auf die Originalrechnung zugreifen, ohne sich erneut bei billbox einloggen zu müssen.