Import- und Exportlösung in billbox
Manuell oder automatisch – wie gelangen Ihre Daten aus billbox in die Finanzbuchhaltung?
In billbox gibt es grundsätzlich zwei Wege, um Buchungs- und Belegdaten an Ihre Finanzbuchhaltung zu übergeben:
- Manuelle Export-/Importlösung
- Automatisierte Schnittstelle (API), z. B. der DATEV Buchungsdatenservice
Beide Varianten ermöglichen den Export vollständiger Buchungsstapel mit Belegbildern und Stammdaten – unterscheiden sich jedoch deutlich im Ablauf und Komfort.
Die manuelle Export-/Importlösung
Sie exportieren Ihre Buchungen samt Belegbildern manuell aus billbox und importieren sie anschließend in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware.
Ablauf:
- Buchungsdaten in billbox erzeugen
- Exportdatei (z. B. CSV oder XML) herunterladen
- Datei manuell in die Zielsoftware (z. B. DATEV, Edison, Navision etc.) hochladen
Vorteile:
- Einfach und unabhängig von spezifischen technischen Voraussetzungen
- Für kleinere Unternehmen oder bei geringem Buchungsvolumen ausreichend
Nachteile:
- Medienbruch: Daten müssen lokal zwischengespeichert und manuell übertragen werden
- Höherer Aufwand, fehleranfälliger
- Kein Echtzeit-Abgleich
Die automatische Schnittstelle (z. B. DATEV Buchungsdatenservice)
Für Unternehmen mit regelmäßigem Belegaufkommen oder automatisierten Prozessen empfiehlt sich die API-gestützte Übergabe – beispielsweise über den DATEV Buchungsdatenservice oder per SFTP-Anbindung (Secure File Transfer Protocol).
So funktioniert’s:
- Die Verbindung wird einmalig zwischen billbox und Ihrer Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV) eingerichtet.
- Sobald Sie in billbox auf „Datenexport erzeugen“ klicken, werden die Daten automatisch an Ihre Software übertragen – ohne Download, Upload oder Zwischenschritte.
- Alle Buchungen inklusive Stammdaten und Belegbilder landen direkt im System – exakt da, wo sie verbucht werden müssen.
Beispiel: Kunde mit DATEV-Anbindung
- Login per DATEV SmartCard oder SmartLogin
- Direkter Zugriff aus billbox heraus
- Kein manueller Dateiexport nötig
- Spart Zeit und reduziert Fehlerquellen
Beispiel: SFTP-Übertragung
- Daten werden automatisch auf einem hinterlegten Server bereitgestellt
- Ihre Software ruft die Daten regelmäßig ab
- Individuelle Konfiguration je nach Buchhaltungsumgebung
Ein Vergleich aus der Praxis:
- Kunde "A" exportiert häufiger kleinere Buchungsstapel – das erhöht die Transparenz und sorgt für schnellere Verfügbarkeit in der Buchhaltung.
- Kunde "B" hingegen arbeitet mit größeren Stapeln und exportiert gesammelt in größeren Zeitabständen – hier zahlt sich die automatisierte Schnittstelle besonders aus.
Beide Ansätze sind möglich – abhängig von Ihren Prozessen, Systemen und internen Arbeitsweisen.
Die Wahl der passenden Exportlösung hängt von Ihren Anforderungen ab.
Während der manuelle Export eine solide Basismethode darstellt, bietet die automatisierte Schnittstelle – insbesondere in Kombination mit DATEV – erheblichen Mehrwert in Sachen Effizienz, Geschwindigkeit und Sicherheit.
Wenn Sie Interesse an einer automatisierten Lösung haben, sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen bei der Einrichtung und Anbindung.