Datenexportarchiv

Was ist das Datenexportarchiv?

Das Datenexportarchiv in billbox ist Ihre zentrale Anlaufstelle zur dokumentierten Nachverfolgung aller übermittelten Datenexporte – insbesondere im Zusammenhang mit der Finanzbuchhaltung. Hier werden alle Exporte revisionssicher gespeichert, detailliert protokolliert und übersichtlich aufbereitet.

Das Archiv ermöglicht es Ihnen, Exporte zu kontrollieren, Nachweise über verarbeitete Daten zu erhalten und bei Bedarf gezielt Rückfragen mit der Buchhaltung oder dem billbox-Team abzustimmen.

Was wird protokolliert?

Jeder Export enthält ein automatisches Protokoll. Dieses umfasst:

• Start- und Endzeit des Exports
• Anzahl und Namen der exportierten Dateien
• Status jeder Datei (z. B. „erfolgreich importiert“ oder Fehlerhinweise)
• Bei PDF-Dokumenten: Bestätigung der erfolgreichen Verarbeitung pro Datei
• Gesamtstatus (z. B. „Files with finished supply“)

Selbst bei großen Exporten (z. B. 180 Buchungen oder mehr) wird jede Datei einzeln dokumentiert, sodass eine präzise Nachverfolgung möglich ist.

Zwei Ansichten – für mehr Übersicht

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Exporte und deren Status einzusehen:

1. Direkter Einblick pro Export

In der Exportübersicht finden Sie den jeweiligen Status und die Protokolle einzelner Dateien direkt verknüpft. Dies ist hilfreich, wenn gezielt ein einzelner Export analysiert werden soll.

2. Zentrale Protokollansicht

Über die separate Archivansicht oben in der Navigation können Sie alle bisherigen Exporte einsehen – gesammelt, übersichtlich und filterbar. Diese Ansicht wurde insbesondere für die Arbeit mit Schnittstellen optimiert und ist ideal für Rückvergleiche und Abstimmungen mit externen Partnern.

Warum ist das wichtig?

Gerade bei Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung ist Transparenz und Nachvollziehbarkeit entscheidend. Sollte ein Export unvollständig gewesen sein oder eine Datei gefehlt haben, kann dies hier im Archiv schnell identifiziert und geklärt werden – ohne erneute manuelle Aufbereitung.

Durch die strukturierte Aufbereitung wird eine enge Abstimmung mit der Buchhaltungssoftware erheblich erleichtert. Fehlermeldungen oder fehlende Belege können auf Anhieb lokalisiert und erneut exportiert werden.

Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter

Ein praktisches Beispiel: Sollte eine Rückmeldung vom Steuerberater oder Buchhalter kommen, dass in einem Export Daten fehlen, kann über das Archiv gemeinsam geprüft werden:

• Wurde der betroffene Beleg korrekt übermittelt?
• Gab es eine technische Störung?
• Wird ein erneuter Export benötigt?

In manchen Fällen kann der Buchhalter entscheiden, einfach alles aus der Buchhaltungssoftware zu löschen und einen neuen Export zu verwenden – auch das ist mit wenigen Klicks möglich, ohne dass die Archivdaten verloren gehen.