Zahlungsfreigabe

Die Zahlungsfreigabe ist der erste und wichtigste Schritt im Zahlungsprozess. Erst wenn ein Beleg zur Zahlung freigegeben wurde, erscheint er im Bereich der zahlbaren Rechnungen und kann in einen Zahllauf aufgenommen werden.

Dabei geht es nicht nur um das „Freigeben“ mit einem Klick, sondern um eine klare Zuständigkeit, sorgfältige Prüfung – und ein gesundes Maß an Verantwortung seitens der Nutzer.

Einstieg in die Zahlungsfreigabe

Die Freigabe erfolgt über das dritte Workflow-Symbol in der Belegansicht.

Die Bedienung ist einfach:

Beleg auswählen
Klick auf „Zahlung freigeben“
Der Beleg wird sofort als „zahlbar“ markiert

Die Zahlungsfreigabe kann auch jederzeit zurückgenommen werden – so oft wie nötig, solange der Beleg noch nicht in einem bestätigten Zahllauf enthalten ist.

Was muss bei der Freigabe geprüft werden?

Die Zahlungsfreigabe ist mehr als ein technischer Klick – sie hat rechtliche und finanzielle Relevanz.

Folgende Punkte sollten unbedingt geprüft werden:

Stimmen die Bankverbindungen des Kreditors?

Besonders bei neuen oder geänderten Bankverbindungen ist Vorsicht geboten.
Passen die Zahlungskonditionen zum Vertrag oder Angebot?

➤ Keine voreilige Freigabe ohne Plausibilitätscheck.
Ist der Beleg korrekt kontiert und vollständig geprüft?

➤ Belege mit Fehlern sollten zurückgestellt oder korrigiert werden.
Ist die Freigabe nachvollziehbar dokumentiert?

Auch wenn billbox viele Prüfungen automatisiert und unterstützt:

Die Verantwortung für die Zahlung liegt immer beim Kunden.

Die finale Entscheidung zur Zahlung liegt bei der freigebenden Person
Fehlerhafte Freigaben können zu Fehlbuchungen oder Zahlungsverlusten führen

Zusätzliche Kontrolle bei der Zahlungserstellung

Falls bei der Freigabe etwas übersehen wurde, bietet billbox beim Erstellen des Zahllaufs eine letzte Kontrollmöglichkeit:

Der Zahllauf zeigt erneut die Bankdaten des Lieferanten
Diese können manuell überschrieben werden
Eine neue Bankverbindung kann auch dauerhaft gespeichert werden

So haben Nutzer eine zweite Chance, Zahlungsdetails zu prüfen und ggf. zu korrigieren.

Hinweis: Verankern Sie intern klare Verantwortlichkeiten für die Zahlungsfreigabe.

Sorgen Sie für eine gute Kommunikation zwischen Einkauf, Buchhaltung und Management – denn eine falsch freigegebene Zahlung lässt sich oft nicht mehr zurückholen.