Zahlungsbestätigung - letzter Schritt im Zahllauf
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Die Zahlungsbestätigung ist der letzte, aber besonders wichtige Schritt im Zahlungsprozess. Erst durch sie wird ein Zahllauf offiziell abgeschlossen und alle damit verbundenen Prozesse ausgelöst. Sie ist verbindlich – und kann ausschließlich durch den Kunden selbst durchgeführt werden.
Warum ist die Zahlungsbestätigung notwendig?
billbox hat keine direkte Verbindung zum Online-Banking der Kunden. Das bedeutet:
- Die Zahldatei (meist SEPA im XML-Format) wird manuell vom Kunden ins Onlinebanking hochgeladen.
- Die Zahlung wird im Banking-Portal ausgeführt.
- Danach muss der Zahllauf in billbox aktiv bestätigt werden.
Die Bestätigung ist nicht nur formell – sie hat konkrete Auswirkungen im System.
Was passiert bei der Bestätigung?
Zwei wichtige Dinge werden ausgelöst:
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Zahlungsavis an Lieferanten
– Nach Bestätigung versendet billbox automatisch ein PDF-Zahlungsavis per E-Mail an die betroffenen Lieferanten.
– Enthalten sind z. B.
• gezahlte Rechnungen
• ggf. abgezogener Skonto
• verwendete Bankverbindung
• verrechnete Gutschriften
• Kundennummer & Zahlungsreferenz
– Lieferanten können bei Bedarf eine andere Zieladresse für das Avis angeben (Antwort auf die Mail genügt).
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Technische Kennzeichnung im System
– Der Zahllauf gilt als abgeschlossen
– Er erscheint im Archiv mit dem Status „bestätigt“
– Eine nachträgliche Bearbeitung ist nicht mehr möglich
– Zahlungsinformationen sind für weitere Verarbeitung fixiert (z. B. Export, Reporting)
Wie funktioniert die Bestätigung?
- Öffnen Sie das Zahlungsarchiv
- Wählen Sie den gewünschten Zahllauf
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋯) und wählen „Bestätigen“
- Bestätigen Sie den Hinweis-Dialog zur Sicherheit
Achtung: Vergewissern Sie sich, dass die Zahlung im Online-Banking wirklich abgeschlossen wurde. Die Bestätigung ist endgültig und informiert Lieferanten über die ausgeführte Zahlung!
Best Practice
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Überprüfen Sie vor der Bestätigung nochmals:
• Bankkonto & Betrag
• Empfängerinformationen
• Zahlungsreferenzen
- Nutzen Sie die Zahlungsübersicht zur Kontrolle
- Stimmen Sie sich intern ab – besonders wenn mehrere Personen mit dem Zahllauf arbeiten
Bei weiteren Fragen steht Ihnen unser Support jederzeit gerne zur Verfügung.