Wege der Rechnungsübermittlung

Die billbox ist der zentrale Anlaufpunkt für den gesamten Rechnungseingang – nicht mehr das Unternehmen unserer Kunden selbst. Damit das reibungslos funktioniert, gibt es einige wichtige Spielregeln, Formate und Wege, die Lieferanten kennen und einhalten sollten. Denn: Nur so können wir eine sichere, digitale und compliance-konforme Verarbeitung garantieren.

Unsere Kunden haben verschiedenste Arten von Lieferanten – von großen Unternehmen mit API-Anbindungen bis hin zu kleineren Dienstleistern, die klassisch per E-Mail oder Post senden. Für alle Fälle bietet die billbox mehrere Wege zur Rechnungsübermittlung:

Per E-Mail (PDF-Format)

Die gängigste Variante: Der Lieferant sendet ein PDF an die jeweilige billbox-Adresse.

Beispiel: muster@billbox.com
Per Post

Für physische Belege bieten wir zentrale Postadressen, z. B.:

Muster GmbH

MUSTER (CBU)

BILLBOX ID: 123456

40764 Langenfeld
Strukturierte E-Rechnungen

ZUGFeRD, XRechnung, Faktur-X, XML – alle gängigen Standards werden unterstützt.

Die strukturierte Übergabe ermöglicht eine maximale Automatisierung und schnelle Übertragung Ihrer Daten.

Mindestanforderungen für eingehende Belege

Damit wir Rechnungen effizient und korrekt verarbeiten können, müssen einige grundlegende Anforderungen erfüllt sein:

Eine Rechnung = ein PDF

Mehrere Rechnungen in einem Dokument werden abgelehnt.
Versendung Ihrer Rechnungen

Die Rechnung darf nur an billbox gesendet werden. Nur so ist eine eindeutige Compliance gewährleistet.
Verwendung der sechsstelligen BILLBOX ID

Diese ID muss auf dem Dokument – idealerweise im Briefkopf – klar angegeben sein. Nur so ist eine korrekte Zuweisung zur richtigen CBU (Client Business Unit) möglich.
Keine doppelte Übermittlung

Nicht per E-Mail, Fax und Post gleichzeitig – das führt zu Verzögerungen und erhöhtem Aufwand.

Warum das alles?

Wir versprechen unseren Kunden eine 100% digitale und rechtssichere Verarbeitung des Rechnungseingangs. Das funktioniert nur, wenn der Beleg direkt bei uns ankommt – und das im richtigen Format.

"Digital" heißt für uns: Strukturierte Rechnungsdaten, die automatisiert verarbeitet werden können. Ein PDF ist für uns eher ein Zwischenschritt, keine echte Digitalisierung.

Unterstützung durch billbox beim Lieferantenwechsel

Natürlich lassen wir unsere Kunden nicht allein mit der Umstellung. Wir unterstützen aktiv beim Onboarding:

Lieferantenmailings

Wir informieren die Lieferanten über die neue Rechnungsanschrift und -methode.
Support für Sonderfälle

Unser Team kümmert sich um Sonderfälle oder falsch gelieferte Belege. Trotzdem gilt: Je klarer der Prozess eingehalten wird, desto effizienter die Verarbeitung.

Internationale Infrastruktur

In allen Ländern, in denen wir tätig sind, bieten wir physische Empfangsadressen an – wir stellen sicher, dass auch Postsendungen zuverlässig an die billbox gehen.