billbox optimal nutzen!

Mit der Einführung von billbox haben sich einige Abläufe bei Ihnen und bei Ihren Lieferanten verändert. Bevor wir die einzelnen Workflow-Schritte im System erläutern, möchten wir Ihnen die elementarsten Spielregeln der künftigen Zusammenarbeit verdeutlichen.

billbox® übernimmt Ihren gesamten Rechnungseingang – zu 100 %.

Bitte unterstützen Sie den Prozess aktiv, indem Sie ihn in Ihren Arbeitsalltag integrieren und dafür sorgen, dass Rechnungen korrekt und vollständig übermittelt werden.

Ihre Rechnungsübergabe an billbox

Damit Rechnungen schnell und fehlerfrei verarbeitet werden können, gibt es ein paar einfache Regeln. Wenn Sie diese einhalten, läuft alles automatisch – und Sie sparen sich Rückfragen, Verzögerungen oder unnötige Kosten.

PDF statt Papier – so geht’s am einfachsten

Ab sofort am besten alle Rechnungen als PDF (mit oder ohne Signatur) an folgende Adresse senden:

E-Mail: musterfirma@billbox.com

• Diese Adresse ist nur für Rechnungen gedacht.
• Fragen zu den Inhalten klären weiterhin Ihre Abteilungsleiter in den Häusern oder der Zentrale.

Die wichtigsten Tipps für den PDF-Versand

1. Rechnungsanschrift korrekt nutzen
   • Bitte immer die neue Rechnungsanschrift verwenden und an die Besteller kommunizieren.
   • Pflicht: richtige Firmierung laut Handelsregister und die sechsstellige billbox-ID im Briefkopf.
2. Eine Rechnung = ein PDF
   • Jede Rechnung sollte als einzelnes PDF verschickt werden, inklusive Lieferscheinen oder Anhängen.
3. Mehrere Rechnungen?
   • Jede Rechnung separat als PDF speichern.
   • Alle PDFs zusammen in einem ZIP-File versenden – so geht nichts verloren.
4. Keine Doppelungen
   • Nicht an Empfänger in unseren Betrieben oder der Verwaltung senden.
5. Postversand geht auch
   • Rechnungen per Post sind weiterhin möglich – sie kommen trotzdem direkt zu billbox.

Kurz & knapp

• PDF an musterfirma@billbox.com senden
• Richtige Rechnungsanschrift + billbox-ID eintragen
• Eine Rechnung = ein PDF, mehrere Rechnungen = ZIP
• Keine Doppelversendungen

Wer die Regeln einhält, sorgt dafür, dass Rechnungen schnell, automatisch und ohne Rückfragen verarbeitet werden. So läuft alles glatt – für Sie und für uns.