Sonderbearbeitung

In billbox erfolgt die Rechnungsverarbeitung automatisch und effizient, sobald die erforderlichen Angaben korrekt übermittelt werden – insbesondere die billbox-ID. Fehlt diese Kennung oder sind andere Pflichtfelder unvollständig, ist eine Sonderbearbeitung erforderlich.

Dieser Artikel erklärt, wann Sonderbearbeitung anfällt, welche Herausforderungen dabei bestehen und wie Automatisierung das Potenzial zur Minimierung dieser Fälle bietet.

Die betroffenen Belege für die Sonderbearbeitung finden Sie unter Berichtswesen > Eigene Reports > Besondere Verarbeitung. In diesem Bericht können Sie für Ihren Client oder einzelne Geschäftseinheiten Rechnungen mit fehlender billbox-ID, verarbeitete Mahnungen und Geschäftspartner-Anlagen einsehen.

Auswirkungen der Sonderbearbeitung

• Verzögerungen im Workflow. Rechnungen müssen manuell geprüft und zugeordnet werden
• Zusätzlicher Aufwand. Jeder Beleg muss von Mitarbeitern individuell bearbeitet werden
• Fehleranfälligkeit. Manuelle Bearbeitung erhöht die Wahrscheinlichkeit von Zuordnungsfehlern

Ziel ist es daher, Sonderbearbeitungen so weit wie möglich zu reduzieren, um den Workflow effizient und automatisiertzu halten.

Automatisierungspotenzial – EDI & XML

Die Reduzierung von Sonderbearbeitung erfolgt durch Automatisierung und strukturierte Datenformate:

EDI (Electronic Data Interchange)

• EDI ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen Lieferantensystem und billbox
• Rechnungen werden automatisch erkannt, zugeordnet und weiterverarbeitet
• Fehlerquellen wie fehlende Kennungen werden minimiert

Elektronische Rechnungen (XML)

• Elektronische Rechnungen in XML-Format enthalten alle notwendigen Pflichtangaben strukturiert
• Vollständige und korrekte Rechnungsdaten ermöglichen 100% automatische Verarbeitung
• Übergang zu XML-basierten E-Rechnungen ist der nächste Schritt zur maximalen Automatisierung

Best Practices zur Minimierung von Sonderbearbeitung