Wie funktionieren Notizen in billbox?
Bei jeder Rechnung zählt: steuerrechtliche Korrektheit und vollständige Informationen.
Deshalb prüft billbox jeden Beleg automatisch — bevor er in die Freigabe oder Zahlung geht.
Damit mögliche Fehler oder Auffälligkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden, setzt billbox systemgestützte Notizen direkt an den betroffenen Belegen.
Diese Hinweise helfen Ihnen, schnell und eindeutig zu reagieren.
Drei Farben für klare Prioritäten
Unsere Notizen sind nach Dringlichkeit farblich gekennzeichnet:
| Farbe | Bedeutung | Empfehlung |
| 🟢 Grün | Hinweis ohne akuten Handlungsbedarf | Im Blick behalten |
| 🟡 Gelb | Etwas stimmt nicht ganz | Kurz prüfen oder korrigieren |
| 🔴 Rot | Steuerrechtlich oder fiskalisch kritisch | Sofort reagieren & Lieferanten informieren |
So behalten Sie auf einen Blick den Überblick — egal ob im Team oder über mehrere Standorte hinweg.
Welche Punkte prüft billbox?
billbox analysiert jeden Beleg u. a. auf folgende Elemente:
- Bankverbindung
- Belegdatum
- Belegnummer fehlt oder doppelt vergeben
- Firmierung Debitor / Kreditor
- Abweichende Konditionen (z. B. Skonto, Zahlungsziele)
- Leistungsdatum
- Mathematische Richtigkeit
- Mehrwertsteuer / richtiger Steuersatz
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
Jede Auffälligkeit wird automatisch erkannt und sofort markiert – noch bevor es zu Fehlern im Workflow oder in der Buchhaltung kommt.
Und was passiert dann?
Zu jeder Notiz formuliert billbox einen klaren Hinweis, z. B.:
„Bitte Bankverbindung prüfen oder Lieferanten kontaktieren.”
Damit wissen Sie genau, wo und warum etwas nicht stimmt – und wie Sie den Fall lösen können.
Zusammenarbeit im Team: Notizen & Tagging
Notizen können nicht nur gelesen, sondern auch aktiv für die Zusammenarbeit genutzt werden.
Wenn Sie eine Kollegin oder einen Kollegen auf einen Beleg aufmerksam machen möchten, taggen Sie sie einfach mit „@Name“ direkt in der Notiz.
„@Max bitte die Bankverbindung prüfen – scheint abweichend zu sein.“
Die getaggte Person erhält eine Benachrichtigung über die Glocke oben rechts in der Navigationsleiste und kann direkt auf den betroffenen Beleg zugreifen.
So lassen sich Aufgaben im Team einfach zuweisen und klären – ohne E-Mail oder separate Kommunikation.