Zuständigkeiten: Kunde vs. billbox

Was macht billbox – und wofür sind Sie als Kunde zuständig?

In der Zusammenarbeit mit billbox ist es wichtig zu wissen, welche Aufgaben bei uns liegen – und welche Sie als Unternehmen selbst übernehmen. Außerdem erklären wir, welche Auswirkungen bestimmte Aktionen im Workflow haben (z. B. Export oder Zahlungsfreigabe), und warum nachträgliche Änderungen nicht immer möglich sind.

Workflow-Erklärung: Wann sind Änderungen noch möglich?

Der digitale Workflow in billbox ist so aufgebaut, dass bestimmte Schritte nach dem Export nicht mehr automatisch über die Oberfläche geändert werden können.

Manuelle Anpassungen sind jedoch möglich, sofern auch Ihre Buchhaltung diese Änderungen manuell nachvollziehen kann.

Export erfolgt → keine Änderung der Zahlungsart mehr möglich

Sobald ein Beleg exportiert wurde, wurde er der Finanzbuchhaltung übermittelt.

Was tun bei fehlerhaftem Export?

Wurde ein Beleg bereits exportiert, können wir diesen in billbox nur dann manuell anpassen, wenn Sie ihn auch in Ihrer Finanzbuchhaltung entsprechend korrigieren können.

Ist eine manuelle Anpassung in Ihrer Buchhaltung nicht möglich, bieten wir folgende Lösung:

• Wir stellen Ihnen einen Stornobeleg sowie einen neuen Korrekturbeleg zur Verfügung.

  So kann der ursprüngliche Beleg sauber ausgeglichen und die korrigierte Version erneut kontiert und exportiert werden.

Wer aktualisiert Lieferanten-Konditionen?

Bei Eingang der ersten Rechnung eines neuen Lieferanten legt billbox automatisch die Stammdaten an, die auf dieser Rechnung stehen (z. B. Bankverbindung, Skontofristen, Zahlungsziel).

Wenn sich diese Konditionen im weiteren Verlauf ändern (z. B. neues Zahlungsziel, geänderte Skontofristen), bitten wir Sie, dies direkt in der Lieferantenmaske zu aktualisieren. Nur so ist sichergestellt, dass zukünftige Rechnungen korrekt verarbeitet werden.

Eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Änderung von Lieferantenkonditionen finden Sie hier:

Zahlungs- & Lieferkonditionen ändern

Wann hilft billbox – und wann bitten wir um Ihre Zuarbeit?

Wir von billbox kümmern uns um:

• Systemfehler oder technische Probleme
• Anlage neuer Unternehmen oder Module
• Storno- und Korrekturlösungen bei bereits exportierten Belegen
• Schulung und Support

Sie als Kunde sind zuständig für:

• Prüfung und Freigabe Ihrer Rechnungen
• Datenpflege bei Kreditoren
• Rückfragen an Lieferanten
• Zahlungsausführung (sofern SEPA nicht automatisiert erfolgt)