Der Vier-Schritte-Workflow in billbox

In billbox durchlaufen Belege einen klar strukturierten Vier-Schritte-Workflow, der Ihnen hilft, Ihre Rechnungsverarbeitung effizient und transparent zu gestalten. Jeder Schritt ist durch ein Symbol gekennzeichnet und zeigt den jeweiligen Bearbeitungsstatus an – von der ersten Sichtung bis zur finalen Zahlung.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diesen Workflow nutzen und was die einzelnen Schritte bedeuten:

Erklärung des „@“-Symbols bei Belegen

In der billbox zeigt das „@“-Symbol die Herkunft eines Belegs an:

• Beleg per E-Mail: Das „@“ bedeutet, dass der Beleg digital per E-Mail in die billbox eingegangen ist.

  Farbcodierung:

  • Grün: Die billbox-ID auf dem Beleg ist korrekt – der Beleg wird automatisch der richtigen Client Business Unit (CBU) zugeordnet.
  • Rot: Die billbox-ID fehlt oder ist falsch – hier ist eine manuelle Nachbearbeitung nötig.

Statt des „@“-Symbols kann auch eine Wolke angezeigt werden, z. B. für digitale Belege im XML-Format oder andere digitale Dokumente.

So können Benutzer auf einen Blick erkennen, wie der Beleg eingegangen ist und ob die automatische Verarbeitung reibungslos funktioniert.

Schritt 1: Freigabe zur Prüfung (Auge)

• Status: Nicht freigegeben
• Bedeutung: Der Beleg wurde noch nicht geprüft.
• Aktion: Klicken Sie auf das Augensymbol, um den Beleg zur Prüfung freizugeben. Sobald Sie dies tun, färbt sich das Symbol grün.
• Ziel: Dieser Schritt signalisiert, dass der Beleg inhaltlich geprüft werden soll – z. B. auf sachliche Richtigkeit, formale Anforderungen oder Vollständigkeit. Erst danach sollten weitere Bearbeitungen erfolgen.

Schritt 2: Kontierung (Buch)

• Status: Nicht kontiert
• Bedeutung: Dem Beleg wurde noch keine Kostenstelle bzw. kein Buchungskonto zugewiesen.
• Aktion: Nehmen Sie die Kontierung vor – entweder manuell oder über automatische Regeln. Nach erfolgreicher Kontierung färbt sich das Buchsymbol grün.
• Ziel: Mit der Kontierung ist der Beleg bereit für die Zahlungsfreigabe. Dieser Schritt ist essenziell für Ihre vorbereitende Buchhaltung.

Weitere Informationen über die Kontierung finden Sie unter dem Kapitel Kontierung in billbox

Schritt 3: Zahlungsfreigabe (Zahlung)

• Status: Zahlung nicht erlaubt
• Bedeutung: Der Beleg ist noch nicht zur Zahlung freigegeben.
• Aktion: Klicken Sie auf das Symbol oder nutzen Sie die entsprechenden Berechtigungen/Workflows, um die Zahlung zu erlauben. Danach wird das Symbol grün.
• Ziel: Mit dieser Freigabe dokumentieren Sie, dass der Beleg geprüft und korrekt kontiert wurde und nun zur Zahlung angewiesen werden darf.

Schritt 4: Zahlung (Bezahlt)

• Status: Unbezahlt
• Bedeutung: Die Rechnung wurde noch nicht als bezahlt markiert.
• Aktion: Sobald der Beleg bezahlt wurde – z. B. durch eine manuelle Buchung oder über ein angebundenes Zahlungsmodul – ändert sich der Status zu bezahlt und das Symbol wird grün.
• Ziel: Dieser finale Schritt schließt den Bearbeitungsprozess ab. Der Beleg gilt als vollständig verarbeitet und erscheint nun auch in Ihren Reports mit dem Status bezahlt.

Weitere Informationen über die Zahlung finden Sie unter dem Kapitel Zahlungen

Neben den vier Hauptschritten können in billbox auch Zwischenschritte auftreten, die den Bearbeitungsstatus eines Belegs genauer differenzieren – zum Beispiel:

• Teilweise kontiert: Einige Positionen des Belegs wurden bereits zugeordnet, andere noch nicht.
• Externe Prüfung: Der Beleg befindet sich aktuell in einer zusätzlichen Prüfung durch eine externe Stelle oder Abteilung.
• Zahlung abseits Überweisung: Die Freigabe zur Zahlung ist erfolgt, die eigentliche Zahlung erfolgt jedoch über ein anderes Verfahren als die Standard-Überweisung (z. B. Lastschrift, Kreditkarte, digitale Zahlungsplattform).